Générateur de Factures Gratuit (PDF)

Qu’est-ce qu’un générateur de factures ? (Tout ce que vous devez savoir)

Un générateur de facture est un outil en ligne permettant aux petites entreprises, freelances et sous-traitants de générer rapidement des factures en quelques clics. Le générateur de factures permet d’obtenir un format, une mise en page et du contenu standards dans le but de réaliser le processus de facturation de manière rapide et efficace.

Ce genre de logiciels propose plusieurs types de factures selon le fonctionnement de l’entreprise. L’unique objectif du générateur de factures est d’accélérer et de standardiser les tâches de facturation. Cependant, le générateur de factures est différent du logiciel de facturation. Les différences entre les deux sont mises en avant dans le tableau suivant :

Logiciel de facturation (essayer gratuitement)	Générateur de factures
Le logiciel de facturation propose des statistiques détaillées et des modules opérationnels intégrés. Par conséquent, les utilisateurs peuvent consulter les données analytiques qui aideront à la compréhension du marché et à la prise de décision.	Le générateur de factures ne contient pas de statistiques ou de modules opérationnels intégrés. Ce logiciel est conçu uniquement pour générer la facture.
Le logiciel de facturation propose de stocker des informations relatives aux clients (base de données). Des données telles que le nom et l’adresse des clients peuvent être récupérées lors de la génération des factures.	Le générateur de factures ne permet pas de stocker de données relatives aux clients. Cela veut dire que vous devrez noter manuellement les informations sur les clients.
Il est possible d’envoyer des factures récurrentes à l’aide d’un logiciel de facturation. Vous pouvez catégoriser une facture comme récurrente, c’est-à-dire quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Vous pouvez même sélectionner des jours personnalisés.	Le générateur de factures ne permet pas d’envoyer des factures récurrentes. À chaque fois qu’une facture doit être envoyée, elle doit être entrée manuellement.
Le logiciel de facturation dispose d’un module d’inventaire. Cela veut dire que vous pouvez gérer et maintenir des données relatives à votre inventaire, avec un suivi des ventes. Par exemple, si vous générez une facture pour 2 unités d’un produit A, le logiciel réduira automatiquement le nombre d’unités du produit A dans l’inventaire.	Le générateur de factures ne dispose pas de modules d’inventaire. Vous devrez actualiser manuellement votre inventaire après chaque vente. Ceci peut s’avérer chronophage.
Le logiciel de facturation donne la possibilité de stocker des données dans un format réutilisable. les factures peuvent être générées, envoyées et stockées dans le système d’exploitation basé sur le cloud.	Le générateur de factures ne stocke pas les données dans un format réutilisable. Donc à chaque fois que vous générez une facture, il faut faire attention à la mise en page. En d’autres termes, les fonctions de ce logiciel se limitent à la génération d’une facture en format PDF ou Excel.
Le logiciel de facturation repose sur un serveur de données basé sur le cloud. Ceci vous permet de sauvegarder vos données.	Le générateur de factures n’utilise pas de serveur basé sur le cloud.

Le logiciel de facturation est assez sophistiqué, avec la possibilité pour les entreprises d’obtenir des modules opérationnels comme l’analytique et l’aide à la prise de décision. C’est différent du logiciel de génération de factures car celui-ci est limité à la génération de factures au format Excel ou PDF. Il est important de noter que ces deux types de logiciels sont des ressources pratiques pour l’entreprise, et c’est à l’entreprise d’évaluer la compatibilité des utilisations avant de choisir parmi les deux.

Nous parlerons ensuite de quelles entreprises devraient opter pour un logiciel de facturation et lesquelles devraient choisir un logiciel de génération de factures.

Quelles entreprises doivent envisager d’utiliser un générateur de factures ?

Le générateur de factures est adapté aux freelances et PME ne générant que peu de factures par mois. La raison est que le processus de génération de factures avec ce logiciel est plus lent en comparaison. Il est aussi requis de calculer les coûts en termes de temps passé à envoyer une facture et à actualiser la comptabilité en conséquence. Vous devrez aussi ajuster manuellement l’inventaire ainsi que d’autres éléments une fois la vente enregistrée. Par contre, le logiciel de facturation est beaucoup plus rapide, pour un coût de 9,95 € par mois. Il faudra donc peser les coûts par rapport aux avantages et faire un choix logique.

Quelles entreprises doivent envisager d’utiliser un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est organisé et réalise des fonctions rapidement tout en incluant différents modules proposant d’autres fonctions. Ces modules sont intégrés et permettent une meilleure efficacité des opérations de l’entreprise. Par exemple, si vous enregistrez les ventes, le module d’inventaire est automatiquement mis à jour. Le logiciel de facturation est idéal pour les entreprises qui envoient plusieurs factures par jour. Il est également adapté aux entreprises ayant des revenus récurrents. Prenons pour exemple une société immobilière. Dans ce type d’industrie, l’entreprise doit encaisser les loyers pour les propriétaires à une même date. Mettre en place des factures récurrentes avec ce logiciel permettra d’accélérer l’encaissement et une meilleure efficacité des opérations.

Le choix d’une solution ou de l’autre dépend de vos besoins. Si dans vos activités quotidiennes, vous comptez réaliser des tâches courantes à l’aide d’un logiciel, il est logique d’opter pour le logiciel de facturation. Cependant, si vous avez pour intention d’utiliser un logiciel limité à l’envoi de factures, alors le générateur de factures est un meilleur choix.

Si vous décidez d’opter pour un générateur de factures, il faudra tenir compte des facteurs suivants.

Comment choisir le meilleur générateur de factures

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte avant de choisir un générateur de factures. Il s’agit entre autres de la simplicité (facilité d’utilisation), la possibilité de générer différents documents comme des factures proforma, des devis, l’utilisation en déplacement et la compatibilité PC et Mac. Vous trouverez ci-dessous une discussion sur les détails à ce sujet :

• La simplicité

  C’est là que le générateur de factures devient pratique. C’est facile d’entrer les données à chaque fois que vous devez générer une facture. Le résultat est que ce logiciel est facile à utiliser et le temps requis pour la facturation peut être réduit au maximum.

• La possibilité de générer des documents

  Le générateur de factures est capable de produire d’autres documents similaires, comme les factures proforma, les notes de crédit ou de débit et plus. Dans une petite entreprise, ces documents peuvent ne pas être souvent nécessaires, mais pour éviter tout problème potentiel, si vous devez obtenir ces documents, c’est pratique de pouvoir les produire au besoin.

  Similairement, le logiciel doit être compatible avec différentes plateformes donc Mac, PC et le mobile.

  La qualité la plus avantageuse du générateur de factures est sa gratuité. Vu qu’il n’y a pas de coûts associés, les fonctionnalités peuvent être limitées.

Par contraste, le logiciel de facturation propose des fonctionnalités sophistiquées et des modules intégrés. Certains de ces modules seront abordés ci-dessous :

• Le module de facturation

  Ce module est capable d’envoyer des factures, d’ajuster des soldes, d’envoyer des rappels, de produire des devis ainsi que des notes de crédit et de débit.

• Le module de gestion des clients

  C’est l’un des modules les plus importants et il permet de gérer les clients.

• Le module de gestion d’inventaire

  Avec ce module, il est possible de gérer l’inventaire et les provisions des inventaires obsolètes.

• Le module de facturation récurrente

  Ce module permet de gérer les factures récurrentes, de créer et d’envoyer automatiquement des factures aux clients de façon mensuelle ou annuelle.

Conclusion

Le générateur de factures est un outil gratuit généralement utilisé par les freelances et les petites entreprises pour générer des factures. Le logiciel ne stocke pas les factures dans des formats réutilisables et ne propose pas de modules avancés. Il n’y a pas de possibilité de produire des factures récurrentes, pas de base de clients, pas de module de facturation ou quelque fonctionnalité avancée. Il se limite à la génération de factures en format Excel ou PDF.

Si une entreprise hésite entre un logiciel de facturation ou un générateur de factures, le principal facteur à prendre en compte, c’est s’il s’agit d’une utilisation complexe et avancée. Si oui, il est conseillé de choisir le logiciel de facturation. Ce logiciel permet d’accélérer et d’automatiser le processus de facturation car il intègre des modules et permet donc une meilleure efficacité. Il faut cependant compter un coût de 9,95 € par mois pour utiliser ce logiciel.

Si une entreprise penche plutôt vers le générateur de factures, la décision sera basée sur sa facilité d’utilisation et sur la possibilité de produire d’autres documents tels que des factures proforma, des devis, des estimations et des notes de débit et de crédit.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un générateur de factures PDF ?

C’est un logiciel qui génère des factures au format PDF. L’avantage avec l’envoi de fichiers PDF, c’est qu’elles sont instantanément prêtes à être envoyées par email sous forme de pièces jointes.

Qu’est-ce qu’un logiciel de génération de factures Excel ?

C’est un générateur de factures produisant des factures Excel. Le principal objectif d’une facture au format Excel est qu’elle peut être modifiée selon les besoins. Cependant, il faut noter qu’une facture envoyée en PDF laisse une meilleure impression qu’une facture Excel.

Qui devrait utiliser un générateur de factures ?

Le générateur de factures est surtout utilisé par les freelances et les petites entreprises qui ne génèrent que peu factures sur une période de temps spécifique. Ceci est dû au fait que ces systèmes sont relativement plus lents et requièrent de l’énergie. S’il faut fréquemment envoyer des factures dans le cadre de ses activités, il serait alors plus bénéfique d’opter pour le logiciel de facturation.

Le générateur de factures est-il gratuit ?

Le générateur de factures est gratuit, mais l’inconvénient est qu’il ne sera probablement bénéfique qu’aux petites entreprises qui n’envoient que peu factures sur une période donnée. Il ne doit pas être choisi si vous souhaitez accéder à des modules de comptabilité avancés intégrés. Choisissez plutôt le logiciel de facturation car il propose des fonctionnalités avancées telles que l’inventaire, la gestion des clients, les factures récurrentes et la création de rapports.

Comment émettre une facture pour une entreprise

En tant que propriétaire d’entreprise, il est nécessaire que vous gardiez une trace des services ou produits que vous proposez à votre client. Cela veut dire noter le prix, la quantité, la méthode de paiement et d’autres détails de ce type.

Utiliser des factures est le moyen parfait d’avoir tous les détails essentiels de la transaction entre votre entreprise et votre client.

Ces factures sont également utiles pour rédiger un rapport financier, réaliser des audits, faire une déclaration d’impôts ou effectuer un suivi de la croissance de votre entreprise. De plus, il s’agit de preuves de la transaction pour vous et pour votre client.

Émettre une facture comprend les étapes suivantes :

Choisir un modèle de facture*

Le choix du bon modèle de facture dépend des services que vous proposez ou des produits que vous vendez. Il est conseillé de choisir le modèle correspondant au thème et à l’identité de marque de votre entreprise en termes de couleur, de police et de taille du texte.

Une facture belle à voir et à l’allure professionnelle a de très fortes chances de vous aider à renforcer l’image de marque de votre entreprise. De même, les clients doivent savoir au premier coup d’œil qu’il s’agit d’une facture. Cela veut dire qu’il faut faire fi des modèles excessifs.

Ajoutez le logo et le slogan de votre entreprise également. Ne surchargez pas votre facture avec trop de détails. Gardez-le simple, précis et authentique.

Ajouter des produits ou services

Entrez les produits ou services que vous et votre client avez convenus dans l’espace réservé à cela sur la factures. Si besoin, ajoutez de courtes descriptions de vos services/produits, juste suffisamment pour que les clients sachent ce qu’ils payent.

Assurez-vous que les détails de ce que vous proposez sont corrects pour prévenir des réclamations de la part de vos clients ou du stress inutile. Des informations erronées sur vos produits ou services pourraient conduire à un retard de paiement, une détérioration des relations avec les clients et impacter votre entreprise de façon générale.

Ajouter les informations importantes (les informations sur votre entreprise, les informations de paiement et les informations des clients)

Les informations sur votre entreprise comme celles des clients doivent être clairement indiquées sur la facture. Les termes convenus pour votre transaction doivent aussi être correctement fournis sur la facture.

Voici une liste de ce qui doit figurer sur la facture :

• Les informations et l’adresse de la société de votre client
• Les informations relatives à votre société immatriculée, son adresse et ses coordonnées
• Les méthodes de paiement
• La date de facturation
• La date limite de paiement
• Le coût total des services/produits fournis plus la TVA. Si une remise a été effectuée, notez-le également

Créer un compte

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*L’option n’est disponible que pour les utilisateurs disposant d’un compte.